Toplu Sipariş İş Akışı

Toplu Siparişlerde İşlemler
A. Siparişlerin Alınması ve İletilmesi
0- Sipariş takviminin belirlenmesi ve iş bölümünün yapılması Ekip Süre Günler
  • Takvimi ve işbölümünü konuşmak
  • GDrive’da sipariş için bir klasör oluşturmak.
  • Blog’da (bardacikgt.wordpress.com) sipariş koordinasyonu için bir sayfa oluşturmak
  • Bu sayfaya tarihleri ve sorumluları girmek:
    – Üretici iletişim ekibi, 5 kişi
    – Teknik ekip, 2 kişi
    – Teslim destek ekibi, 5 kişi
    – Raporlama ekibi, 2 kişi
Koordinasyon ekibi Çarşamba (teslim gününden 17 gün önce)
1- Üreticilerden listelerin alınıp Excel olarak hazırlanması
  • Üreticilere telefonla ulaşmak, DBB’de yayınladıkları/son Excel dosyalarındaki listede gereken değişiklikleri yapmak
  • Riskli ürünleri üreticinin rızasıyla listelerden çıkarmak
  • Excel listelerini belirli bir formatta GDrive’a yüklemek
  • Süreç içinde üreticilerden gelecek iletileri izlemek ve gerektiğinde iletişim kurmak
Üretici iletişim ekibi 1 ya da 2 gün Çarşamba-Perşembe (teslimden 10 gün önce)
2- Toplu listenin ve sipariş formlarının oluşturulması ve duyurular
  • Ortak klasörde sipariş formlarını ve toplu listeyi oluşturmak. Formları ayarlamak (sipariş verenlere otomatik bildirim, düzenleme imkanı, Türkçeleştirme).
  • Sipariş ana sayfasını oluşturmak: Genel bilgiler, toplu listelere ve formlara bağlantılar, ödemeye ilgili net bilgiler.
  • Duyuruları yapmak (DBB listesi + Bardacık duyuru listesi)
Teknik ekip 1 gün Perşembe
3-Sipariş sürecinin takibi
  • Üreticilerden değişiklik talebi gelirse bunları forma ve toplu listeye yansıtmak
  • Alıcılardan sipariş iptali veya değişikliği talebi gelirse yanıt vermek ve gereken değişiklikleri yapmak
Üretici iletişim ekibi + Teknik ekip 4 gün Cuma-Pazartesi
4-Siparişlerin durdurulması, kontrolü ve alıcılara bildirimi
  • Formlarda yanıt almayı durdurmak
  • Yanıt sayfalarını kontrol etmek ve girdileri standardize etmek (rakam olarak). Belirsizlik durumunda alıcılarla iletişim kurmak.
  • Form sonuçlarının uygun formatlarda (Word, Excel, PDF) indirilmesi ve GDrive’a yüklenmesi
  • Sipariş verenlere hatırlatma e-postası göndermek
Teknik ekip 1 akşam Pazartesi akşam
5-Siparişlerin üreticilere bildirimi
  • Üreticilere e-posta ile siparişleri ve kargo bilgilerini bildirmek. Sipariş verenler için isim, telefon, e-mail ve siparişler. Kargo için karşılayacak kişinin ismi, telefonu, adresi ve kargonun hangi gün gelmesi gerektiği.
  • Üreticilere telefonla ulaşarak siparişlerin e-posta ile bildirildiğini haber vermek
Üretici iletişim ekibi 1 gün Salı sabah
B. Siparişlerin Karşılanması ve Dağıtımı
1-Kargo karşılama ve kontrol Kişi sayısı Süre Günler
  • Sipariş listelerinden ikişer çıktı almak: Kopya 1 ve Kopya 2
  • Kolilerin teslim alınması ve tutanak tutulması (kimden geldi, kaç koli, içerikleri, ne kadar kargo ücreti ödendi, kim ödedi ). Kopya 1 üzerine işaretlemek.
  • Koli içeriklerini saymak (hangi üründen kaç adet geldi, hasar var mı?). Kopya 1 üzerine işaretlemek
  • Kargo paylarını hesaplamak ve Kopya 2 üzerine yazmak
Teslim destek ekibi 1 ya da 2 gün Cuma-Cumartesi öğleden önce
2-Rafların ve mekanın düzenlenmesi
  • Kolileri ayrı yerlere yerleştirmek, üretici adını ve Kopya 2’yi asmak
  • Kumbaraları yerleştirmek
  • Atölye varsa hazırlıklarını yapmak
Teslim destek ekibi 1 gün Cuma-Cumartesi öğleden önce
3-Teslim
  • Gelenleri yönlendirerek ürün teslimlerini doğru almalarını sağlamak
  • Her alıcı için aldığı ürünleri Kopya 2 üzerine işaretlemek
  • Her alıcıyı kargo payı ve mekan katkısı için yönlendirmek
Teslim destek ekibi 1 gün Cumartesi
4-Teslim sonrası toparlama
  • Kumbaraları açmak, mekan payını ödemek ve kaydını tutmak
  • Kargo ödemesi yapan kişilere ödemelerini yapmak
  • Mekan payını ödemek ve not almak
  • Mekanı toplamak ve temizlemek
5- Dağıtım sonrası işler
  • Alıcılara genel bir e-posta ile ödeme hatırlatması yapmak
  • Siparişten farklı olan teslimler için Drive’da teslim listelerini oluşturmak
  • Teslim listelerini üreticilerle paylaşmak
Cumartesi-Pazar
C. Belgeleme, raporlama, tanıtım, deneyim paylaşımı
1-Belgeleme ve raporlama
  • Dağıtım sırasında fotoğraflar çekmek
  • Kaç kişi, kaç üreticiden, toplam kaç kalem, toplam ürün tutarı.
  • Toplu siparişin raporunu yazmak ve ilgili gruplarla paylaşmak (belirli bir formatımız olabilir)
Belgeleme ve raporlama ekibi
2- Deneyim paylaşımı ve yaygınlaştırma
  • İletişim grupları sosyal medya, yazılı medya
  • Etkinliklere ve atölyelere katılım